Van SharePoint, Google Drive of netwerkschijf naar rokiroki

Stap 1: kies wat je wilt meenemen

Begin bijvoorbeeld met portretfoto's of beelden die collega's vaak opvragen. Met een herkenbare selectie ontdek je hoe rokiroki werkt, voordat je het hele archief overzet.

Staan de bestanden in SharePoint of Google Drive? Download ze eerst naar je computer. Gebruik bij een netwerkschijf de mappen die je vanaf je computer kunt openen. Je uploadt via je browser, zonder rechtstreekse koppeling met je bestaande opslag.

Stap 2: sleep je mappen naar binnen

Open rokiroki en sleep de gekozen mappen erin. De indeling blijft behouden: ‘2025 › Evenementen › Open dag’ krijgt dezelfde structuur in je beeldbank.

Je kunt honderden bestanden tegelijk aanbieden. Ze worden achter elkaar verwerkt en je kunt de voortgang volgen. Lukt één bestand niet? Dan zie je de reden en gaat de verwerking van de andere bestanden door.

Stap 3: controleer de meegenomen informatie

rokiroki haalt beschikbare informatie uit de bestanden:

• Fotograaf en rechthebbende: als die gegevens in het bestand staan, worden ze overgenomen.
• Bestandsnaam: deze blijft bewaard en kan desgewenst als titel worden gebruikt.
• Origineel: rokiroki bewaart het oorspronkelijke bestand ongewijzigd. Kleinere schermversies worden apart gemaakt.

Controleer bij je eerste selectie of de informatie is meegekomen zoals je verwacht. Gegevens die alleen in een los document of een beschrijving in je oude systeem staan, zitten niet vanzelf in het fotobestand.

Stap 4: laat je foto's beschrijven

Met de automatische beschrijving ingeschakeld krijgt iedere geüploade foto een beschrijving en trefwoorden in het Nederlands en Engels. Je kunt daardoor zoeken naar wat erop staat, ook zonder zelf alle beelden te taggen.

AI kan zich vergissen. Controleer daarom belangrijke details en vul namen, gebeurtenissen of andere ontbrekende context zelf aan. Je eigen tekst blijft behouden. De automatische beschrijving via Google Gemini kun je ook voor de hele organisatie uitschakelen; zoeken op eigen titels en trefwoorden blijft dan werken.

Meer over slim zoeken en het gebruik van AI.

Stap 5: vul de gebruiksafspraken aan

Mag een foto op jullie website? Alleen in een bepaalde campagne? En tot wanneer? Afspraken die niet in het bestand staan, vul je zelf in. Dat kan per beeld of in één keer voor een selectie.

Een ontbrekende afspraak betekent niet dat een foto vrij te gebruiken is. Controleer die dus bij de fotograaf of rechthebbende. Je kunt nieuw beeld desgewenst eerst laten goedkeuren voordat het voor de rest van je organisatie zichtbaar wordt.

Welke bestanden kun je importeren?

HEIC wordt nog niet ondersteund. Zet bestaande HEIC-foto's eerst om naar bijvoorbeeld JPEG. Je camera-instellingen aanpassen kan helpen om toekomstige foto's in een ander formaat te maken; bestaande foto's veranderen daardoor niet.

Veel jaren aan foto's? We helpen je op weg

Bij een groot archief bekijken we samen je mappen, bespreken we wat meegaat en helpen we bij de eerste import. Dat hoort bij de inbegrepen training. De doorlooptijd hangt onder meer af van het aantal bestanden, hun grootte en je verbinding.

Jullie bestaande opslag kan blijven bestaan. Je kunt rokiroki ook eerst gebruiken voor de beelden waarmee je dagelijks werkt.