Van SharePoint, Google Drive of netwerkschijf naar rokiroki

Stap 1: kies wat je wilt meenemen

Begin bijvoorbeeld met portretfoto's of beelden die collega's vaak opvragen. Zo kun je eerst met een kleine selectie bekijken hoe het werkt, voordat je het hele archief overzet.

Staan de bestanden in SharePoint of Google Drive? Download ze eerst naar je computer. Gebruik bij een netwerkschijf de mappen die je vanaf je computer kunt openen. Je uploadt via je browser, zonder rechtstreekse koppeling met je bestaande opslag.

Stap 2: upload je mappen

Open rokiroki en sleep de gekozen mappen naar het uploadvenster. De indeling blijft behouden: ‘2025 › Evenementen › Open dag’ krijgt dezelfde structuur in je beeldbank.

Je kunt honderden bestanden tegelijk toevoegen en de voortgang van de upload volgen. Als het uploaden van een bestand mislukt, krijg je een melding met de reden. De overige bestanden worden verder verwerkt.

Stap 3: controleer de overgenomen gegevens

rokiroki leest gegevens uit de bestanden:

• Fotograaf en rechthebbende: als die gegevens in het bestand staan, worden ze overgenomen.
• Bestandsnaam: deze blijft bewaard en kan desgewenst als titel worden gebruikt.
• Origineel: rokiroki bewaart het oorspronkelijke bestand ongewijzigd. Kleinere schermversies worden apart gemaakt.

Controleer bij je eerste selectie of de gegevens goed zijn overgenomen. Gegevens die alleen in een los document of een beschrijving in je oude systeem staan, zitten niet vanzelf in het fotobestand.

Stap 4: controleer de automatische beschrijvingen

Als de automatische beschrijving aanstaat, krijgt iedere geüploade foto een beschrijving en trefwoorden in het Nederlands en Engels. Daardoor kun je zoeken naar wat er op de foto's staat, zonder eerst zelf elk beeld te beschrijven.

De automatische beschrijvingen kunnen fouten bevatten. Controleer daarom de belangrijke details en vul ontbrekende informatie aan, zoals namen en gebeurtenissen. Je eigen tekst blijft behouden.

Je kunt de automatische beschrijving via Google Gemini ook voor de hele organisatie uitschakelen. Je blijft dan zoeken op je eigen titels en trefwoorden.

Meer over slim zoeken en het gebruik van AI.

Stap 5: vul de gebruiksafspraken aan

Leg vast waarvoor jullie een foto mogen gebruiken en tot wanneer. Denk aan toestemming voor de website of een specifieke campagne. Afspraken die niet in het bestand staan, vul je zelf in. Dat kan per beeld of in één keer voor een selectie.

Ontbreekt informatie over het gebruik, vraag die dan na bij de fotograaf of rechthebbende. Je kunt nieuw beeld desgewenst eerst laten goedkeuren voordat het voor de rest van je organisatie zichtbaar wordt.

Welke bestanden kun je importeren?

HEIC wordt nog niet ondersteund. Zet bestaande HEIC-foto's eerst om naar bijvoorbeeld JPEG. Voor nieuwe foto's kun je de instellingen van je camera aanpassen. Bestaande foto's moet je apart omzetten.

Hulp bij het overzetten van een groot archief

Bij een groot archief bekijken we samen je mappen, bespreken we wat meegaat en helpen we bij de eerste import. Die hulp is onderdeel van de inbegrepen training. Hoe lang het overzetten duurt, hangt onder meer af van het aantal bestanden, hun grootte en je internetverbinding.

Je kunt jullie bestaande archief aanhouden en eerst alleen de beelden overzetten die je dagelijks gebruikt.