Beeldrechten en toestemming bij je foto’s

Drie verschillende afspraken

Bij een foto spelen verschillende vragen. De gebruiksrechten vertellen wat je met het werk van de fotograaf mag doen. De toestemming van een persoon gaat over het gebruik van diens afbeelding. De gebruikersrol in rokiroki bepaalt wat een collega in de beeldbank mag bekijken of beheren.

Die drie zijn niet onderling uitwisselbaar. Een account met toegang tot een foto vertelt nog niet waarvoor je die foto mag publiceren.

Gegevens bij het beeld bewaren

Je kunt bij een beeld de fotograaf en afspraken over het gebruik vastleggen. Denk aan de afgesproken toepassing, een naamsvermelding of een einddatum. Bestaande beeldinformatie uit het bestand wordt waar mogelijk overgenomen bij de import. Vul ontbrekende gegevens zelf aan.

Bijvoorbeeld: jullie hebben een portretfoto voor een personeelsverhaal. Leg bij die foto vast wie hem maakte en welke publicatie is afgesproken. Een collega die later een brochure samenstelt, kan die informatie terugvinden voordat het beeld naar de vormgever gaat.

Personen en toestemming koppelen

Voor organisaties die toestemming willen bijhouden, heeft rokiroki een aparte functie. Je legt een persoon vast, voegt het toestemmingsformulier en de bijbehorende gegevens toe en koppelt die persoon aan de juiste beelden. Je registreert onder meer de ondertekeningsdatum, de eventuele einddatum en of de toestemming alleen intern of ook extern gebruik betreft.

Eén persoon kan aan meerdere beelden gekoppeld zijn en op één beeld kunnen meerdere personen staan. Je koppelt de personen zelf: deze functie herkent geen gezichten en beoordeelt geen formulieren.

Wat gebeurt er bij een deellink?

Als toestemmingsbeheer voor jullie organisatie aanstaat, controleert rokiroki de gekoppelde personen voordat beelden via een deellink worden getoond of gedownload.

• Een gekoppelde persoon zonder vastgelegd formulier houdt het beeld tegen.
• Een ingetrokken of verlopen toestemming houdt het beeld tegen.
• Toestemming voor alleen intern gebruik houdt het beeld tegen op een deellink.
• Zijn er meerdere personen gekoppeld, dan moet voor elk van hen de geregistreerde toestemming voor extern gebruik in orde zijn.

De controle geldt ook voor bestaande deellinks. Een ingetrokken toestemming werkt dus door bij het opnieuw openen van zo’n link.

De koppeling moet wel gemaakt zijn. Een foto zonder gekoppelde personen wordt niet door deze controle tegengehouden. Als toestemmingsbeheer uitstaat, geldt deze extra controle niet. Bestanden die eerder zijn gedownload, kan rokiroki niet terughalen.

Wachtwoorden, rollen en goedkeuring

Een deellink kan daarnaast een wachtwoord krijgen. Je kunt voor je organisatie instellen dat nieuwe deellinks altijd een wachtwoord moeten hebben. Je kunt een link ook intrekken wanneer die niet meer nodig is.

Binnen de beeldbank verdeel je het werk met gebruikersrollen. Desgewenst laat je nieuwe beelden eerst goedkeuren voordat de rest van de organisatie ze ziet. Lees meer over beelden delen.

Wat controleer je zelf?

rokiroki helpt de vastgelegde afspraken te bewaren en toe te passen. De software bepaalt niet of een formulier juridisch voldoende is, of toestemming de juiste grondslag is, of een fotograaf alle gevraagde rechten heeft verleend. Laat zulke vragen beoordelen door de verantwoordelijke binnen je organisatie.

Test tijdens de proefmaand met een paar vertrouwde beelden: één met geldige toestemming, één met een einddatum en één dat alleen intern gebruikt mag worden. Bekijk vervolgens samen wat een externe ontvanger via de deellink ziet.

Bekijk de beeldbanksoftware of lees de vragen over rokiroki.